Die Norm OHSAS 18001 definierte einen Rahmen für das Management von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz (SST), der für jede Organisation anwendbar ist. Seit 2021 wurde sie offiziell durch die ISO 45001 ersetzt. Das Verständnis der Schritte zur Implementierung dieses Systems bleibt für Unternehmen, die ihren SST-Ansatz strukturieren, relevant, da die Logik des Rollouts im aktuellen Referenzrahmen weitgehend bestehen bleibt.
Zertifizierungsumfang SST: der Rahmen, den die meisten Leitfäden vergessen
Bevor das erste Dokument verfasst wird, betrifft die erste Entscheidung den genauen Umfang der Zertifizierung. Es gilt zu bestimmen, welche Standorte, welche Aktivitäten und welche operativen Einheiten vom Managementsystem abgedeckt werden.
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Ein zu großer Umfang verwässert die Ressourcen und verlängert die Fristen. Ein zu enger Umfang schränkt die Reichweite des Zertifikats ein und kann Glaubwürdigkeitsprobleme gegenüber den Auftraggebern verursachen. Die Wahl hängt von der Risikokartierung ab: Aktivitäten, bei denen die Gefahren am signifikantesten sind (Baustellen, Produktionswerkstätten, Logistikbereiche), sollten vorrangig in den Umfang aufgenommen werden.
Dieser anfängliche Rahmen umfasst auch die Analyse des internen und externen Kontexts der Organisation. Konkret bedeutet dies, die anwendbaren gesetzlichen Anforderungen, die Erwartungen der Stakeholder (Mitarbeiter, Subunternehmer, Arbeitsinspektionen) und die organisatorischen Faktoren, die die Sicherheit beeinflussen, zu identifizieren. Dieser Schritt, der durch die ISO 45001 verstärkt wird, ist entscheidend für die Relevanz alles Folgenden.
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Für Unternehmen, die die Zertifizierung OHSAS 18001 einführen oder zur ISO 45001 migrieren möchten, vermeidet diese Arbeit am Umfang, ein System zu schaffen, das von den Gegebenheiten vor Ort losgelöst ist.
Bewertung der beruflichen Risiken und rechtliche Konformität
Das technische Fundament des Systems basiert auf der Identifizierung von Gefahren und der Bewertung von Risiken. Jeder Arbeitsplatz, jeder Prozess wird analysiert, um die Risiken nach ihrer Schwere und Wahrscheinlichkeit des Auftretens zu priorisieren.
Diese Bewertung beschränkt sich nicht auf eine dokumentarische Übung. Sie umfasst Beobachtungen vor Ort, Rückmeldungen zu vergangenen Vorfällen und vor allem die Konsultation der Arbeitnehmer selbst. Dieser Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit.
Teilnahme der Mitarbeiter an der Identifizierung von Gefahren
Die SST-Referenzrahmen, insbesondere die ISO 45001, verlangen konkrete Nachweise für die Teilnahme der Arbeitnehmer an der Risikobewertung. Es reicht nicht aus, sie bei einer jährlichen Sitzung zu informieren. Die Mitarbeiter müssen aktiv zur Identifizierung gefährlicher Situationen, zur Definition von Präventionsmaßnahmen und zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems beitragen.
In der Praxis geschieht dies durch Arbeitsgruppen, die Betreiber und Führungskräfte einbeziehen, formalisierte Rückmeldungen aus dem Feld und zugängliche Meldemechanismen. Der Auditor wird überprüfen, ob diese Konsultation tatsächlich stattfindet und nicht nur in einem Verfahren vermerkt ist.
Überprüfung der rechtlichen Konformität
Parallel dazu muss das Unternehmen ein vollständiges Inventar der anwendbaren gesetzlichen Anforderungen für seine Aktivitäten erstellen: Arbeitsgesetz, Vorschriften für Schutzausrüstung, branchenspezifische Normen. Diese Überprüfung der Konformität stellt ein eigenständiges Ergebnis des Managementsystems dar, das regelmäßig aktualisiert wird.
Dokumentation des SST-Managementsystems
Sobald die Risiken bewertet und der regulatorische Rahmen identifiziert sind, formalisiert die Organisation ihr System. Die Dokumentation umfasst mehrere Ebenen:
- Die SST-Politik, die von der Geschäftsführung unterzeichnet wird und die Verpflichtungen in Bezug auf Prävention, rechtliche Konformität und kontinuierliche Verbesserung festlegt. Dieses Dokument muss allen Mitarbeitern kommuniziert werden.
- Die operativen Verfahren, die beschreiben, wie die identifizierten Risiken im Alltag beherrscht werden: Sicherheitsanweisungen, Umgang mit Schutzausrüstung, Notfallinterventionsprotokolle.
- Die Aufzeichnungen, die den Betrieb des Systems nachweisen: Protokolle von Inspektionen, Vorfallberichte, Ergebnisse interner Audits, eingeleitete Korrekturmaßnahmen.
Das Engagement der Geschäftsführung beschränkt sich nicht auf die Unterzeichnung einer Politik. Sie muss Ressourcen bereitstellen (Schulungsbudget, gewidmete Zeit, kompetentes Personal) und ihr Engagement bei den regelmäßigen Managementüberprüfungen nachweisen.
Einlaufphase unter realen Bedingungen vor dem Zertifizierungsaudit
Dies ist wahrscheinlich der am meisten unterschätzte Schritt. Das System muss mehrere Monate funktionieren, bevor ein Zertifizierungsorgan angefragt wird. Diese Einlaufphase ermöglicht es, zu überprüfen, ob die Verfahren angewendet werden, ob die Aufzeichnungen geführt werden und ob der kontinuierliche Verbesserungszyklus messbare Ergebnisse liefert.
Während dieser Phase führt das Unternehmen mindestens einen vollständigen Zyklus interner Audits durch. Das interne Audit deckt den gesamten ursprünglich definierten Umfang ab und überprüft die Konformität mit den Anforderungen des Referenzrahmens. Festgestellte Nichtkonformitäten müssen vor dem externen Audit behandelt werden.
Eine Managementüberprüfung ist ebenfalls unerlässlich. Sie prüft die SST-Indikatoren, die Ergebnisse der internen Audits, die aufgetretenen Vorfälle und die durchgeführten Korrekturmaßnahmen. Diese Überprüfung formalisiert die Verbesserungsentscheidungen und beweist, dass die Geschäftsführung das System aktiv steuert.
Zertifizierungsaudit SST: Ablauf und Nachverfolgung
Das Zertifizierungsaudit erfolgt in der Regel in zwei Phasen. Die erste Phase, die dokumentarische, überprüft, ob das System korrekt strukturiert ist und ob die Dokumentation den Anforderungen des Referenzrahmens entspricht. Die zweite Phase, vor Ort, bewertet die tatsächliche Umsetzung.
Der Auditor prüft die Aufzeichnungen, befragt die Mitarbeiter auf verschiedenen Hierarchieebenen und beobachtet die Praktiken vor Ort. Die Schwerpunkte liegen insbesondere auf:
- Der Kohärenz zwischen den identifizierten Risiken und den umgesetzten Kontrollmaßnahmen
- Der Rückverfolgbarkeit der Korrekturmaßnahmen nach Vorfällen oder internen Audits
- Der tatsächlichen Beteiligung der Geschäftsführung, über die Grundsatzäußerungen hinaus
- Der tatsächlichen Teilnahme der Arbeitnehmer an den SST-Prozessen
Bei schwerwiegenden Nichtkonformitäten gewährt das Zertifizierungsorgan eine Frist zur Behebung, bevor das Zertifikat ausgestellt wird. Das Zertifikat ist dann drei Jahre gültig, mit jährlichen Überwachungsaudits, die die Aufrechterhaltung und Verbesserung des Systems überprüfen.
Der Übergang zur ISO 45001 hat einige Anforderungen verstärkt, insbesondere hinsichtlich der Analyse des organisatorischen Kontexts und der Berücksichtigung der Führung. Unternehmen, die ihr System von Anfang an unter Einbeziehung dieser Dimensionen strukturieren, positionieren sich günstig, unabhängig davon, ob das Zertifikat die historische Bezeichnung OHSAS 18001 oder ISO 45001 trägt.