De norm OHSAS 18001 definieerde een kader voor gezondheids- en veiligheidsmanagement op het werk (SST) dat van toepassing is op elke organisatie. Sinds 2021 is deze officieel vervangen door ISO 45001. Het begrijpen van de stappen voor de implementatie van dit systeem blijft relevant voor bedrijven die hun SST-aanpak structureren, omdat de logica van de uitrol grotendeels voortduurt in het huidige referentiekader.
Bereik van de SST-certificering: de afbakening die de meeste gidsen vergeten
Voordat er ook maar één document wordt geschreven, betreft de eerste beslissing het exacte bereik van de certificering. Het gaat erom te bepalen welke locaties, activiteiten en operationele eenheden door het managementsysteem worden gedekt.
Verder lezen : De belangrijkste stappen voor een succesvolle vastgoedproject met volledige gemoedsrust
Een te breed bereik verwatert de middelen en verlengt de termijnen. Een te smal bereik beperkt de reikwijdte van het certificaat en kan problemen met de geloofwaardigheid ten opzichte van opdrachtgevers veroorzaken. De keuze hangt af van de risicomapping: de activiteiten waar de gevaren het meest significant zijn (bouwplaatsen, productieateliers, logistieke zones) verdienen prioriteit in de scope.
Deze initiële afbakening omvat ook de analyse van de interne en externe context van de organisatie. Concreet betekent dit het identificeren van de toepasselijke wettelijke vereisten, de verwachtingen van belanghebbenden (werknemers, onderaannemers, arbeidsinspecties) en de organisatorische factoren die de veiligheid beïnvloeden. Deze stap, versterkt door ISO 45001, bepaalt de relevantie van alles wat volgt.
Verder lezen : Sécuridrap in EHPAD: een textielrevolutie voor het comfort en de veiligheid van bewoners
Voor bedrijven die willen de OHSAS 18001-certificering implementeren of willen migreren naar ISO 45001, voorkomt dit werk aan het bereik dat er een systeem wordt gebouwd dat losstaat van de realiteit op de werkvloer.
Evaluatie van beroepsrisico’s en wettelijke naleving
De technische basis van het systeem is gebaseerd op de identificatie van gevaren en de evaluatie van risico’s. Elke functie, elk proces ondergaat een analyse die de risico’s hiërarchiseert op basis van hun ernst en waarschijnlijkheid van optreden.
Deze evaluatie beperkt zich niet tot een documentair oefening. Het omvat observaties op de werkvloer, feedback over eerdere incidenten en, vooral, de raadpleging van de werknemers zelf. Dit punt verdient bijzondere aandacht.
Deelname van werknemers aan de identificatie van gevaren
De SST-referentiekaders, en met name ISO 45001, vereisen concrete bewijzen van deelname van werknemers aan de risico-evaluatie. Het gaat er niet alleen om hen te informeren tijdens een jaarlijkse vergadering. Werknemers moeten actief bijdragen aan de identificatie van gevaarlijke situaties, de definitie van preventiemaatregelen en de continue verbetering van het systeem.
In de praktijk gebeurt dit via werkgroepen die operators en management combineren, formele terugkoppeling van de werkvloer en toegankelijke meldmechanismen. De auditor zal controleren of deze raadpleging daadwerkelijk bestaat, en niet alleen in een procedure staat.
Herziening van de wettelijke naleving
Tegelijkertijd moet het bedrijf een volledig overzicht opstellen van de wettelijke vereisten die van toepassing zijn op zijn activiteiten: Arbeidswet, regelgeving over persoonlijke beschermingsmiddelen, specifieke normen voor de sector. Deze herziening van de naleving vormt een op zichzelf staande deliverable van het managementsysteem, dat regelmatig wordt bijgewerkt.
Documentaire opbouw van het SST-managementsysteem
Eenmaal de risico’s geëvalueerd en het wettelijke kader geïdentificeerd, formaliseert de organisatie haar systeem. De documentatie omvat verschillende niveaus:
- Het SST-beleid, ondertekend door het management, dat de verplichtingen op het gebied van preventie, wettelijke naleving en continue verbetering vastlegt. Dit document moet aan het personeel worden gecommuniceerd.
- De operationele procedures, die beschrijven hoe de geïdentificeerde risico’s dagelijks worden beheerst: veiligheidsinstructies, beheer van persoonlijke beschermingsmiddelen, interventieprotocollen in geval van nood.
- De registraties, die het bewijs vormen van de werking van het systeem: verslagen van inspecties, incidentrapporten, resultaten van interne audits, ondernomen corrigerende acties.
De betrokkenheid van het management beperkt zich niet tot het ondertekenen van een beleid. Het moet middelen toewijzen (opleidingsbudget, tijd, competente medewerkers) en zijn betrokkenheid tonen tijdens de periodieke directieherzieningen.
Inwerken in reële omstandigheden vóór de certificeringsaudit
Dit is waarschijnlijk de meest onderschatte stap. Het systeem moet enkele maanden functioneren voordat een certificerende instantie wordt ingeschakeld. Deze inwerkperiode stelt in staat te controleren of de procedures worden toegepast, of de registraties worden bijgehouden en of de cyclus van continue verbetering meetbare resultaten oplevert.
Tijdens deze fase voert het bedrijf minstens één volledige cyclus van interne audit uit. De interne audit dekt het volledige bereik dat aanvankelijk is gedefinieerd en controleert de naleving van de vereisten van het referentiekader. De geconstateerde afwijkingen moeten worden aangepakt vóór de externe audit.
Een directiebeoordeling is ook noodzakelijk. Deze beoordeelt de SST-indicatoren, de resultaten van de interne audits, de voorgevallen incidenten en de ondernomen corrigerende acties. Deze beoordeling formaliseert de verbeterbeslissingen en bewijst dat het management het systeem actief aanstuurt.
Audit van de SST-certificering: verloop en opvolging
De certificeringsaudit verloopt doorgaans in twee fasen. De eerste fase, documentair, controleert of het systeem correct is gestructureerd en of de documentatie voldoet aan de vereisten van het referentiekader. De tweede fase, op locatie, evalueert de daadwerkelijke implementatie.
De auditor onderzoekt de registraties, ondervraagt werknemers op verschillende hiërarchische niveaus en observeert de praktijken op de werkvloer. De aandachtspunten hebben met name betrekking op:
- De consistentie tussen de geïdentificeerde risico’s en de getroffen beheersmaatregelen
- De traceerbaarheid van de corrigerende acties na incidenten of interne audits
- De daadwerkelijke betrokkenheid van het management, voorbij de principeverklaringen
- De effectieve deelname van werknemers aan de SST-processen
In geval van ernstige afwijkingen geeft de certificerende instantie een termijn om deze te corrigeren voordat het certificaat wordt afgegeven. Het certificaat is vervolgens drie jaar geldig, met jaarlijkse toezicht audits die de instandhouding en verbetering van het systeem controleren.
De overgang naar ISO 45001 heeft bepaalde vereisten versterkt, met name met betrekking tot de analyse van de organisatorische context en de inachtneming van leiderschap. Bedrijven die hun systeem structureren door deze dimensies vanaf het begin te integreren, positioneren zich gunstig, ongeacht of het certificaat de historische vermelding OHSAS 18001 of ISO 45001 draagt.