La norma OHSAS 18001 definiva un quadro di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro (SSL) applicabile a qualsiasi organizzazione. Dal 2021, è stata ufficialmente sostituita dalla ISO 45001. Comprendere le fasi di implementazione di questo sistema rimane pertinente per le aziende che strutturano il loro approccio SSL, poiché la logica di attuazione perdura ampiamente nel riferimento attuale.
Ambito di certificazione SSL: il quadro che la maggior parte delle guide dimentica
Prima di redigere qualsiasi documento, la prima decisione riguarda l’ambito esatto della certificazione. Si tratta di determinare quali siti, quali attività e quali unità operative saranno coperte dal sistema di gestione.
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Un ambito troppo ampio diluisce le risorse e allunga i tempi. Un ambito troppo ristretto limita la portata del certificato e può creare problemi di credibilità nei confronti dei committenti. La scelta dipende dalla mappatura dei rischi: le attività in cui i pericoli sono più significativi (cantieri, officine di produzione, aree logistiche) meritano di essere incluse prioritariamente nel campo di applicazione.
Questo inquadramento iniziale include anche l’analisi del contesto interno ed esterno dell’organizzazione. Concretamente, ciò significa identificare i vincoli normativi applicabili, le aspettative delle parti interessate (dipendenti, subappaltatori, ispezioni del lavoro) e i fattori organizzativi che influenzano la sicurezza. Questa fase, rafforzata dalla ISO 45001, condiziona la pertinenza di tutto ciò che segue.
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Per le aziende che desiderano implementare la certificazione OHSAS 18001 o migrare verso la ISO 45001, questo lavoro di ambito evita di costruire un sistema scollegato dalle realtà operative.
Valutazione dei rischi professionali e conformità legale
Il fondamento tecnico del sistema si basa sull’identificazione dei pericoli e sulla valutazione dei rischi. Ogni posizione, ogni processo è oggetto di un’analisi che gerarchizza i rischi in base alla loro gravità e probabilità di occorrenza.
Questa valutazione non si limita a un esercizio documentale. Essa implica osservazioni sul campo, feedback sulle esperienze passate e, soprattutto, la consultazione dei lavoratori stessi. Questo punto merita un’attenzione particolare.
Partecipazione dei dipendenti all’identificazione dei pericoli
I riferimenti SSL, e in particolare la ISO 45001, richiedono prove concrete di partecipazione dei lavoratori alla valutazione dei rischi. Non si tratta semplicemente di informarli durante una riunione annuale. I dipendenti devono contribuire attivamente all’identificazione delle situazioni pericolose, alla definizione delle misure di prevenzione e al miglioramento continuo del sistema.
In pratica, ciò avviene attraverso gruppi di lavoro che coinvolgono operatori e supervisori, feedback formali dal campo e meccanismi di segnalazione accessibili. L’auditor verificherà che questa consultazione esista realmente, non solo che sia presente in una procedura.
Revisione della conformità normativa
Parallelamente, l’azienda deve redigere un inventario completo dei requisiti legali applicabili alle sue attività: Codice del lavoro, regolamentazione sui dispositivi di protezione, norme specifiche del settore. Questa revisione della conformità costituisce un deliverable a tutti gli effetti del sistema di gestione, aggiornato regolarmente.
Costruzione documentale del sistema di gestione SSL
Una volta valutati i rischi e identificato il quadro normativo, l’organizzazione formalizza il suo sistema. La documentazione comprende diversi livelli:
- La politica SSL, firmata dalla direzione, che stabilisce gli impegni in materia di prevenzione, conformità legale e miglioramento continuo. Questo documento deve essere comunicato a tutto il personale.
- Le procedure operative, che descrivono come i rischi identificati sono gestiti quotidianamente: istruzioni di sicurezza, gestione dei dispositivi di protezione, protocolli di intervento in caso di emergenza.
- Le registrazioni, che costituiscono la prova del funzionamento del sistema: verbali di ispezioni, rapporti di incidenti, risultati di audit interni, azioni correttive intraprese.
L’impegno della direzione non si limita a firmare una politica. Essa deve allocare risorse (budget per la formazione, tempo dedicato, personale competente) e dimostrare il proprio coinvolgimento durante le revisioni periodiche della direzione.
Collaudo in condizioni reali prima dell’audit di certificazione
È probabilmente la fase più sottovalutata. Il sistema deve funzionare per diversi mesi prima di richiedere un organismo di certificazione. Questo periodo di collaudo consente di verificare che le procedure siano applicate, che le registrazioni siano mantenute e che il ciclo di miglioramento continuo produca risultati misurabili.
Durante questa fase, l’azienda realizza almeno un ciclo completo di audit interno. L’audit interno copre l’intero ambito definito inizialmente e verifica la conformità ai requisiti del riferimento. Le non conformità rilevate devono essere trattate prima dell’audit esterno.
Una revisione della direzione è anche indispensabile. Essa esamina gli indicatori SSL, i risultati degli audit interni, gli incidenti verificatisi e le azioni correttive intraprese. Questa revisione formalizza le decisioni di miglioramento e dimostra che la direzione guida attivamente il sistema.
Audit di certificazione SSL: svolgimento e monitoraggio
L’audit di certificazione si svolge generalmente in due fasi. La prima fase, documentale, verifica che il sistema sia correttamente strutturato e che la documentazione risponda ai requisiti del riferimento. La seconda fase, in loco, valuta l’implementazione effettiva.
L’auditor esamina le registrazioni, interroga i dipendenti a diversi livelli gerarchici e osserva le pratiche sul campo. I punti di attenzione riguardano in particolare:
- La coerenza tra i rischi identificati e le misure di controllo attuate
- La tracciabilità delle azioni correttive a seguito di incidenti o audit interni
- Il reale coinvolgimento della direzione, oltre alle dichiarazioni di principio
- La partecipazione effettiva dei lavoratori ai processi SSL
In caso di non conformità maggiori, l’organismo di certificazione concede un termine per correggerle prima di rilasciare il certificato. Il certificato è poi valido per tre anni, con audit di sorveglianza annuali che verificano il mantenimento e il miglioramento del sistema.
La transizione verso la ISO 45001 ha rafforzato alcuni requisiti, in particolare sull’analisi del contesto organizzativo e sulla considerazione della leadership. Le aziende che strutturano il loro sistema integrando queste dimensioni fin dall’inizio si posizionano favorevolmente, che il certificato riporti la menzione OHSAS 18001 storica o ISO 45001.