La norma OHSAS 18001 definía un marco de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo (SST) aplicable a toda organización. Desde 2021, ha sido oficialmente reemplazada por la ISO 45001. Comprender las etapas de implementación de este sistema sigue siendo relevante para las empresas que estructuran su enfoque SST, ya que la lógica de despliegue perdura en gran medida en el marco actual.
Alcance de la certificación SST: el marco que la mayoría de las guías olvidan
Antes de redactar el más mínimo documento, la primera decisión se refiere al alcance exacto de la certificación. Se trata de determinar qué sitios, qué actividades y qué unidades operativas estarán cubiertas por el sistema de gestión.
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Un alcance demasiado amplio diluye los recursos y alarga los plazos. Un alcance demasiado estrecho limita el alcance del certificado y puede plantear problemas de credibilidad ante los clientes. La elección depende de la cartografía de riesgos: las actividades donde los peligros son más significativos (obras, talleres de producción, zonas logísticas) merecen ser priorizadas en el alcance.
Este marco inicial también incluye el análisis del contexto interno y externo de la organización. Concretamente, esto significa identificar las restricciones regulatorias aplicables, las expectativas de las partes interesadas (empleados, subcontratistas, inspecciones de trabajo) y los factores organizacionales que influyen en la seguridad. Esta etapa, reforzada por la ISO 45001, condiciona la relevancia de todo lo que sigue.
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Para las empresas que desean implementar la certificación OHSAS 18001 o migrar hacia la ISO 45001, este trabajo de alcance evita construir un sistema desconectado de las realidades del terreno.
Evaluación de riesgos laborales y cumplimiento legal
El fundamento técnico del sistema se basa en la identificación de peligros y la evaluación de riesgos. Cada puesto, cada proceso es objeto de un análisis que jerarquiza los riesgos según su gravedad y su probabilidad de ocurrencia.
Esta evaluación no se limita a un ejercicio documental. Implica observaciones en el terreno, retroalimentación sobre incidentes pasados y, sobre todo, la consulta a los propios trabajadores. Este punto merece una atención especial.
Participación de los empleados en la identificación de peligros
Los marcos SST, y particularmente la ISO 45001, exigen pruebas concretas de participación de los trabajadores en la evaluación de riesgos. No se trata simplemente de informarles durante una reunión anual. Los empleados deben contribuir activamente a la identificación de situaciones peligrosas, a la definición de medidas de prevención y a la mejora continua del sistema.
En la práctica, esto implica grupos de trabajo que incluyan operadores y supervisión, retroalimentación formalizada desde el terreno y mecanismos de reporte accesibles. El auditor verificará que esta consulta realmente exista, no que figure únicamente en un procedimiento.
Revisión de cumplimiento regulatorio
Paralelamente, la empresa debe elaborar un inventario completo de los requisitos legales aplicables a sus actividades: Código del trabajo, normativa sobre equipos de protección, normas específicas del sector. Esta revisión de cumplimiento constituye un entregable a parte del sistema de gestión, actualizado regularmente.
Construcción documental del sistema de gestión SST
Una vez evaluados los riesgos y identificado el marco regulatorio, la organización formaliza su sistema. La documentación incluye varios niveles:
- La política SST, firmada por la dirección, que establece los compromisos en materia de prevención, cumplimiento legal y mejora continua. Este documento debe ser comunicado a todo el personal.
- Los procedimientos operativos, que describen cómo se gestionan los riesgos identificados en el día a día: instrucciones de seguridad, gestión de equipos de protección, protocolos de intervención en caso de emergencia.
- Los registros, que constituyen la prueba del funcionamiento del sistema: actas de inspecciones, informes de incidentes, resultados de auditorías internas, acciones correctivas emprendidas.
El compromiso de la dirección no se limita a firmar una política. Debe asignar recursos (presupuesto de formación, tiempo dedicado, personal competente) y demostrar su implicación durante las revisiones periódicas de dirección.
Prueba en condiciones reales antes de la auditoría de certificación
Probablemente esta sea la etapa más subestimada. El sistema debe funcionar varios meses antes de solicitar a un organismo certificador. Este período de prueba permite verificar que los procedimientos se aplican, que los registros se mantienen y que el ciclo de mejora continua produce resultados medibles.
Durante esta fase, la empresa realiza al menos un ciclo completo de auditoría interna. La auditoría interna abarca todo el alcance definido inicialmente y verifica el cumplimiento de los requisitos del marco. Las no conformidades detectadas deben ser tratadas antes de la auditoría externa.
Una revisión de dirección también es indispensable. Examina los indicadores SST, los resultados de las auditorías internas, los incidentes ocurridos y las acciones correctivas realizadas. Esta revisión formaliza las decisiones de mejora y prueba que la dirección pilota activamente el sistema.
Auditoría de certificación SST: desarrollo y seguimiento
La auditoría de certificación se lleva a cabo generalmente en dos fases. La primera fase, documental, verifica que el sistema esté correctamente estructurado y que la documentación cumpla con los requisitos del marco. La segunda fase, en el sitio, evalúa la implementación efectiva.
El auditor examina los registros, interroga a los empleados en diferentes niveles jerárquicos y observa las prácticas en el terreno. Los puntos de atención se centran, entre otros, en:
- La coherencia entre los riesgos identificados y las medidas de control desplegadas
- La trazabilidad de las acciones correctivas tras los incidentes o las auditorías internas
- La implicación real de la dirección, más allá de las declaraciones de principio
- La participación efectiva de los trabajadores en los procesos SST
En caso de no conformidades mayores, el organismo certificador concede un plazo para corregirlas antes de emitir el certificado. El certificado es luego válido por tres años, con auditorías de seguimiento anuales que verifican el mantenimiento y la mejora del sistema.
La transición hacia la ISO 45001 ha reforzado ciertos requisitos, especialmente en el análisis del contexto organizacional y la consideración del liderazgo. Las empresas que estructuran su sistema integrando estas dimensiones desde el principio se posicionan favorablemente, ya sea que el certificado lleve la mención OHSAS 18001 histórica o ISO 45001.